La correcta ejecución de un evento dependerá de numerosos factores
que debemos tener en cuenta a la hora de programar el desarrollo del
mismo. Aquí tenemos algunos errores en los que no debemos caer:
1. Duración: Es importante que controlemos la
duración de nuestro evento. En ocasiones ocurre que intentamos
introducir demasiadas variantes y esto conlleva la extrema prolongación
en el tiempo, pudiendo producir aburrimiento o desesperación en nuestros
invitados.
2. Invitados incómodos: No podemos descuidar el
número de asistentes que acudirán a nuestro evento y que cada uno de
ellos tenga un asiento asignado. En actos cortos de 15-20 min y cuando
sea verdaderamente imprescindible, podremos considerar la opción de
mantener al público de pie. Sin embargo, en los de mayor duración es muy
importante que al menos todos aquellos que hayan confirmado asistencia,
tengan lugar. Son numerosos los eventos en los que encontramos este
suceso y no ofrece muy buena imagen de la organización, además de
ocasionar molestia a los asistentes.
3. Falta de atención a necesidades especiales: Sobretodo cuando ofrecemos algún tipo de alimento, debemos tener en cuenta
aquellos invitados con enfermedades o intolerancias. Nos habremos
informado previamente de ello y tratado con nuestro catering para dar
una alternativa a estas personas. Por otro lado, en caso de contar con
personas que tengan alguna discapacidad, habilitaremos el espacio de
manera que sea totalmente accesible para ellos.
4. No cumplir la filosofía del acto: Todos los
eventos tienen una filosofía, un objetivo que cumplir y sería un error
no conseguir aquello que se ha estipulado. La mayoría de las ocasiones
en las que esto ocurre, es por un previo problema o suceso que centre la
atención de los asistentes en lo ocurrido y tenga consecuencias
mediáticas que hagan que nuestro evento sea recordado por ello y no por
su verdadero fin.
5. Mala difusión: El impacto mediático de nuestro
evento debe ser nuestra prioridad. Es importante que utilicemos los
recursos de los que disponemos, como es el caso de las redes sociales.
De esta forma ayudamos a que el propio asistente interactue y participe
en esta difusión. Por otro lado, enviaremos convocatoria a los medios de
comunicación que puedan cubrir nuestro evento.
6. Lugar inadecuado: A la hora de buscar el espacio
adecuado para nuestro evento, deberá cumplir las condiciones que se
adapten a nuestras necesidades. Es muy importante el acierto de este
aspecto ya que su correcta elección abarcará otros aspectos muy
positivos. Por supuesto, debería cumplir condiciones de aforo y de
accesibilidad.
7. Mala comunicación interna: La
buena relación y comunicación entre el personal que trabaje en el
evento es primordial. Nos enfrentaremos a situaciones de estrés, dónde
tendremos que ser capaces de mantener un clima bueno de trabajo y no de
tensión, ya que ésto se verá reflejado en el personal y probablemente,
nuestros invitados lo perciban. Además, será muy importante establecer
de forma clara los rangos y competencias de cada uno de los integrantes
del equipo de trabajo, de manera que todos sepan cual es su función y no
interfieran en la de otros, siendo éste el motivo principal por el que
se ocasionan tensiones o enfrentamientos entre los departamentos y
evitándolos conseguiremos que el trabajo sea desarrollado de la manera
más óptima posible.
8. Uso incorrecto del espacio: Un espacio mal
aprovechado es un espacio perdido. Debemos saber jugar con las
posibilidades que nos ofrezca y buscar puntos a nuestro favor y que nos
ayuden en el desarrollo del evento. El uso de recorridos de tránsito es
imprescindible, sobretodo cuando hablamos de eventos de gran afluencia.
También es importante que demos a cada zona el uso idóneo, que
diferenciemos los espacios y para lo que han sido destinados.
9. Improvisación: Éste es el peor error en el que
podemos caer. En ocasiones consideramos que tenemos todo “bajo control” y
nos despreocupamos más de la cuenta. Es cierto, que a pie de evento es
muy fácil que, sobre la marcha, debamos gestionar o solucionar cualquier
aspecto, pero debemos procurar que sean los mínimos y que cuando llegue
el día tengamos todo bien atado, pues ésta será la clave de nuestro
éxito.
10. No ser resolutivos: Muy acorde con la
improvisación. Es fundamental que tanto el equipo organizador como el
resto de personal que participe en el evento sean personas dinámicas y
resolutivas. Gracias a este aspecto podremos solucionar de forma rápida y
eficaz cualquier imprevisto y lo más importante; de forma discreta,
pasando totalmente desapercibidos.
FUENTE: http://bit.ly/29Coi1o
altiplanica
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